Pääpolku · 01
Kehittäminen alkaa yleensä vasta kun projekti on jo käynnissä. Organisaatiotaso siirtää sen aiemmaksi, jotta asiat ratkaistaan ennen kuin projekti edes käynnistyy.
01 · Organisaatiotaso
Organisaatiotaso
Useimmat tapahtumat ja muut huipentumaprojektit kärsivät samasta ongelmasta: asioita kehitetään vasta silloin, kun projekti on jo käynnissä.
Tällöin projektin toteutuksesta vastaavat henkilöt joutuvat käyttämään aikaansa valitusten käsittelyyn, ristiriitojen ratkaisemiseen, lisäselvityksiin ja jatkuvaan reagointiin. Samalla aikataulut kiristyvät, resurssit kuormittuvat ja projektin onnistuminen vaikeutuu.
Saplunan organisaatiotason lähtökohtana on toinen ajattelutapa.
Tavoitteena on siirtää kehittäminen projektien ulkopuolelle ja ratkaista mahdollisimman monet asiat ennen kuin projekti käynnistyy.
Siksi Saplunan organisaatiotaso ei ole pelkästään hallintanäkymä. Se on koko organisaation projektitoiminnan toimintaympäristö, jossa ylläpidetään toimintamalleja, resursseja, yhteistyörakenteita, integraatioita, tietoa, tekoälyä ja liiketoiminnan ohjausta.
Organisaatiotaso kokoaa yhteen projektit, ihmiset, resurssit, integraatiot, datan, tekoälyn ja kaupankäynnin yhdeksi ennustettavaksi ja skaalautuvaksi kokonaisuudeksi.
Kehitysryhmät muuttavat reagoinnin ennakoinniksi
Yksi Saplunan tärkeimmistä organisaatiotason toiminnoista on kehitysryhmät, joiden tarkoituksena on käsitellä asioita ennen kuin niistä tulee ongelmia projekteissa. Ajatuksena on tuoda eri osapuolten näkökulmat yhteen hyvissä ajoin, ennen kuin projektit edes käynnistyvät.
Esimerkiksi torialueen ympärille voidaan perustaa kehitysryhmä, jossa alueen yritykset, asukkaat ja tapahtumatoimijat keskustelevat tulevista toimintamalleista, tunnistavat mahdollisia ristiriitoja ja löytävät yhteisiä ratkaisuja.
Kehitysryhmän tehtävänä ei kuitenkaan ole pelkkä keskustelu. Sen tavoitteena on tuottaa käytäntöön vietäviä toimintamalleja, ja Saplunassa tämä tarkoittaa, että kehitysryhmien työn tulokset jalostuvat projektimalleiksi, joita voidaan käyttää tulevien projektien pohjana.
Näin kehittämisestä tulee jatkuvaa, käytännönläheistä ja vaikuttavaa: kun ongelmat ratkaistaan ennen projektin käynnistymistä, vähenee tarve reagoida niiden toteutuksen aikana.
Kehitysryhmiin voidaan kutsua esimerkiksi:
Projektimallit tekevät kehitystyöstä käytäntöä
Projektimallit ovat Saplunan tapa muuttaa kehitystyön tulokset käytännön toiminnaksi, ja organisaatiotasolla voidaan ylläpitää sekä Saplunan valmiita projektimalleja että organisaation omia projektimalleja.
Näin organisaatio voi hyödyntää aiemmin kehitettyjä toimintamalleja kerta toisensa jälkeen ilman, että projektia tarvitsee suunnitella alusta lähtien.
Projektimalli sisältää valmiiksi määritellyt:
Kun uusi projekti käynnistetään, sille valitaan projektimalli, joka tuo nämä rakenteet automaattisesti käyttöön. Projekti voidaan käynnistää:
Älykäs projekti- ja tapahtumakalenteri
Perinteiset tapahtumakalenterit näyttävät vain julkaistut tapahtumat, mutta Saplunan projekti- ja tapahtumakalenteri näyttää myös sen, mitä on suunnitteilla.
Kaikkea tietoa ei kuitenkaan tarvitse julkaista ulospäin, sillä organisaatio voi määritellä, mitä tietoa näytetään eri käyttäjille, kehitysryhmille tai julkisille verkkosivuille.
Tämä mahdollistaa kokonaiskuvan muodostamisen jo ennen kuin projektit ovat julkisia, ja samalla voidaan välttää tilanteita, joissa useat tapahtumat kasaantuvat samoihin ajankohtiin tai samoille alueille ilman yhteistä näkyvyyttä tilanteeseen.
Kalenterissa voidaan hallita erilaisissa statuksissa olevia projekteja, kuten:
Yrityksen yhteiset resurssit hallitaan keskitetysti
Kun resurssi otetaan käyttöön projektissa, siitä tulee osa kyseisen projektin resurssienhallintaa, ja projektissa resursseihin voidaan lisätä tietoa sekä seurata niiden käyttöä. Käyttämättä jääneet resurssit voidaan palauttaa takaisin organisaatiotasolle.
Jos esimerkiksi varastosta siirretään projektiin 300 vesipulloa ja tapahtumassa käytetään vain 200, voidaan jäljelle jääneet 100 vesipulloa palauttaa takaisin organisaation varastosaldoon. Sama logiikka toimii myös palautettaville resursseille, kuten vuokrattaville laitteille ja kalustolle.
Näin organisaatio voi hallita sekä omaa käyttöään että esimerkiksi kalustovuokrausta yhden järjestelmän kautta.
Organisaatiotasolla ylläpidetään yrityksen yhteisiä resursseja ja omaisuutta. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:
Tilauksesta toimitukseen ilman välikäsiä
Tilaukset siirtyvät automaattisesti tai hallitusti projekteihin jatkokäsittelyä varten, ja jokaiselle tuotteelle voidaan määritellä toimituspolku, joka kulkee tilauksen mukana projektiin ja kertoo, mitä toimenpiteitä tuotteen tai palvelun toteuttaminen edellyttää.
Tällä tavoin muodostuu yhtenäinen ketju myynnistä toteutukseen ilman, että tietoa tarvitsee siirtää järjestelmästä toiseen.
Sapluna Shop on organisaatiotason verkkokaupparatkaisu, jonka avulla voidaan myydä esimerkiksi:
Organisaation tiedot, asiakkaat ja yhteistyö yhdessä paikassa
Organisaatio voi nähdä esimerkiksi, mihin projekteihin verkoston henkilöt ovat aiemmin osallistuneet, ja organisaatiotasolle voidaan perustaa erilaisia työpöytiä ja työtiloja.
Työpöytiin voidaan kutsua myös organisaation ulkopuolisia henkilöitä, mutta näiden käyttäjien käyttöoikeudet rajautuvat vain kyseiseen työtilaan eivätkä anna pääsyä organisaation muihin tietoihin.
Organisaatiotasolla hallitaan myös:
Sapluna Bridge yhdistää projektit ja ydinjärjestelmät
Projektitoiminta tarvitsee usein erilaisen toimintaympäristön kuin organisaation varsinaiset ydinjärjestelmät, sillä projektit ovat väliaikaisia, niissä toimii useita organisaatioita ja niiden tietomäärät voivat olla huomattavia. Siksi Sapluna toimii projektitoiminnan omana hallittuna alueena.
Tietoa voidaan tuoda ydinjärjestelmistä projekteihin tai projekteista takaisin ydinjärjestelmiin organisaation määrittelemien sääntöjen mukaisesti.
Saplunan ja ydinjärjestelmien välisiä yhteyksiä kutsutaan nimellä Sapluna Bridge, joka mahdollistaa tiedon hallitun liikkumisen molempiin suuntiin. Esimerkkejä integraatioista ovat:
Varjo-IT:n ehkäiseminen
Sapluna tarjoaa organisaation hyväksymän projektitoiminnan ympäristön, joka huomioi projektien erityispiirteet mutta pysyy samalla osana organisaation kokonaisarkkitehtuuria. Näin projektit saavat tarvitsemansa joustavuuden ilman hallitsemattomia ratkaisuja.
Monissa organisaatioissa projektit käyttävät lopulta omia työkalujaan, koska viralliset järjestelmät eivät sovellu projektitoimintaan. Tätä ilmiötä kutsutaan varjo-IT:ksi, ja se aiheuttaa esimerkiksi:
Tiedolla johtaminen koko projektisalkun tasolla
Organisaatiotasolla analytiikka yhdistyy kokonaiskuvaksi, jonka avulla voidaan tarkastella koko projektitoimintaa.
Tämä auttaa kehittämään toimintaa tehokkaammaksi, ennustettavammaksi ja tavoitteellisemmaksi, ja samalla organisaation johto saa reaaliaikaisen näkymän projektitoiminnan tilanteeseen ja kehityssuuntiin.
Saplunan projekteissa kerätään analytiikkaa projektin kaikissa vaiheissa:
Tietoa voidaan kerätä esimerkiksi:
Tietoa voidaan vertailla esimerkiksi:
Organisaation identiteetti, brändi ja AiLi
Organisaatiotaso toimii myös yrityksen identiteetin kotipaikkana.
Kun uusia projekteja käynnistetään, nämä periaatteet siirtyvät niiden mukana käytännön tekemiseen, ja Saplunan AiLi-tekoälyagentti hyödyntää tätä tietoa omassa toiminnassaan.
Koska AiLin toiminta perustuu organisaation omaan identiteettiin ja hyväksyttyyn tietoon, sen toiminta pysyy organisaation tavoitteiden, arvojen ja toimintamallien mukaisena.
Siellä ylläpidetään esimerkiksi:
AiLin tehtävänä on auttaa esimerkiksi:
Organisaatiotaso muodostaa Saplunan näkökulmasta yrityksen yhteisen totuuden. Se yhdistää projektit, ihmiset, resurssit, yhteistyön, kaupankäynnin, integraatiot, analytiikan ja tekoälyn yhdeksi hallituksi kokonaisuudeksi, jonka tavoitteena on vähentää reagointia, lisätä ennakoitavuutta ja tehdä projektitoiminnasta jatkuvasti kehittyvä kilpailuetu.
Muut vaiheet
02 · Projektin pelikirja
03 · Ihmiset ja roolit
04 · Tiedon käsittely
05 · Live-tuotanto
06 · Jälkituotanto
